La démarche de classement comme « archives historiques » vise avant tout à reconnaître un intérêt public majeur à un document ou un ensemble de documents d’archives, du fait de sa valeur historique ou scientifique. Le classement des archives est une obligation légale au sein de l’Inserm. C’est l’opération consistant à la mise en ordre intellectuelle et physique des dossiers constitués en articles au sein d’un fonds ou d’une partie de fonds et des documents d’archives à l’intérieur des dossiers.

L’organisation des archives historiques demande des règles de bon sens. Voici quelques conseils pratiques afin d’en organiser le classement.

En premier lieu il est important de connaître le contexte historique du fonds pour une bonne compréhension des documents, afin de s’imprégner de l’activité de la structure et du producteur. Il faut veiller à ce que les documents d’un même producteur restent regroupés, sans être mélangés à d’autres, éliminer les doublons et les documents qui ne sont pas voués à être conservés. De plus, la méthode de classement doit être adaptée aux méthodes de travail du service versant, afin de définir un plan adéquat. Les possibilités de classement sont multiples; ainsi, les documents peuvent être regroupés de manière alphabétique, chronologique, numérique, thématique, topographique, ou même une combinaison de ces cinq critères.

En second lieu un classement physique est fait en prenant soin de respecter certaines règles de conditionnement, dans le cadre de la conservation préventive et pour faciliter l’accès aux documents. A titre d’exemple, les articles ne doivent pas être trop épais pour être facilement manipulables. Pour le cas spécifique des archives historiques qui sont versées aux Archives nationales, le conditionnement se fera dans des boites spécifiques de type « DIMAB » qui sont utilisées pour préserver les articles. Ceux-ci sont cotés par la suite afin d’être identifiables. Ces boîtes ne doivent pas être trop remplies afin d’être aisément transportables.

Le classement est à l’appréciation de l’archiviste en charge du fonds d’archives. Cependant, il est important d’acquérir une méthodologie afin d’optimiser le temps de travail et d’assurer la protection de l’information. Il est difficile de définir d’emblée un plan de classement définitif, c’est pour cette raison qu’il faut au préalable procéder à un récolement (opération d’inventaire et de contrôle de la présence de documents dans un fonds), permettant une bonne visibilité du fonds et une fluidité du classement physique. Ce récolement de départ et la réflexion intellectuelle permettent de faire un plan de classement pertinent.

Le classement est donc une étape déterminante dans l’archivage pour préserver le passé, comprendre le présent et anticiper l’avenir d’un point de vue historique et scientifique.

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